E-Rechnungspflicht im B2B: Fristen bis 2028 und die Umsetzung mit dCM

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Viele Betriebe verschicken ihre Rechnungen aber weiterhin als PDF per E-Mail und gehen davon aus, damit bereits eine elektronische Rechnung zu stellen. Das ist ein Irrtum, der teuer werden kann. Wir erklären, was die Pflicht konkret bedeutet, bis wann welche Frist gilt und wie sich die Vorgaben mit dem Belegfluss in dCM sauber erfüllen lassen.

Was die E-Rechnungspflicht seit 2025 verlangt

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung im inländischen B2B-Bereich zur Pflicht gemacht. Der Einstieg erfolgt gestaffelt, damit sich Unternehmen jeder Größe darauf einstellen können:

• Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Wer eine E-Rechnung erhält, kann sich nicht mehr darauf berufen, dafür nicht eingerichtet zu sein.
• Bis 31. Dezember 2026: Rechnungen dürfen noch auf Papier oder als einfaches PDF verschickt werden, sofern der Empfänger zustimmt.
• Bis 31. Dezember 2027: Diese Übergangsfrist gilt zusätzlich für Rechnungssteller, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überschritten hat.
• Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnung ist im inländischen B2B-Geschäft für alle verpflichtend.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) ist die XRechnung ohnehin längst Standard. Rein private Endkunden (B2C) sind von der Pflicht nicht betroffen.

Warum ein PDF keine E-Rechnung ist

Der häufigste Irrtum: Ein per E-Mail versendetes PDF ist rechtlich keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den Software automatisch auslesen und weiterverarbeiten kann. Ein PDF ist für Menschen lesbar, für die Maschine aber nur ein Bild. In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt:

• ZUGFeRD 2.x: ein Hybridformat. Sichtbar ist ein PDF/A-3, in dem zusätzlich die strukturierten Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Menschen sehen die gewohnte Rechnung, Systeme lesen das XML.
• XRechnung: ein reines XML ohne sichtbares Layout, vor allem im Behördenumfeld gefordert.

Beide erfüllen die Norm EN 16931 und gelten damit als gültige E-Rechnung. Für den Empfänger hat das einen handfesten Vorteil: Die Rechnung lässt sich ohne Abtippen direkt in die Buchhaltung übernehmen, Zahlendreher und Erfassungsfehler entfallen. Umgekehrt riskiert, wer nach dem Stichtag weiterhin nur ein PDF verschickt, dass der Beleg als nicht ordnungsgemäß beanstandet wird und die Zahlung sich verzögert.

Wie dCM die E-Rechnung umsetzt

Die E-Rechnung ist im Belegfluss von dCM fest eingebaut, nicht als Zusatzmodul aufgesetzt. Damit entsteht sie an genau der Stelle, an der Sie ohnehin schon arbeiten.

Formate ohne Zusatzsoftware

dCM erzeugt sowohl ZUGFeRD 2.x als PDF/A-3 mit eingebettetem XML als auch die reine XRechnung nach EN 16931. Sie entscheiden je Beleg oder je Kunde, welches Format ausgegeben wird, ganz ohne ein zweites Programm dazwischenzuschalten.

Ein durchgängiger Belegkreislauf

Angebot, Auftrag, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung entstehen in einem System und sind lückenlos miteinander verkettet. Folgebelege werden per Abruf aus den Vorbelegen erzeugt, inklusive Mengenfortschreibung bei Teil- oder Sammelabrufen. Eigene Belegarten und fortlaufende Nummernkreise lassen sich frei anlegen, etwa ein eigener Reparaturauftrag.

GoBD-Sicherheit von Anfang an

Sobald ein Beleg ausgegeben oder versendet wurde, schreibt dCM ihn unveränderlich fest. Korrekturen sind nur über Storno oder Gutschrift möglich, jeweils mit nachvollziehbarem Audit-Trail. Belegnummern bleiben erhalten, Nummernkreise lückenlos und kollisionsfrei. Genau das erwarten Betriebsprüfer.

Weiter in die Buchhaltung

Ausgangs- und Eingangsrechnungen lassen sich per DATEV-Export an die Steuerkanzlei übergeben. Über den CloudExport wandern Rechnungen automatisch in ein WebDAV-Ziel wie Nextcloud oder OneDrive, und der Zahlungsabgleich über die Bankanbindung ordnet eingehende Zahlungen den passenden Belegen automatisch zu.

Was Sie jetzt tun sollten

• Empfangsfähigkeit prüfen: Können Sie eingehende ZUGFeRD- und XRechnungen annehmen und archivieren? Das ist seit 2025 Pflicht, unabhängig davon, wann Sie selbst mit dem Versand beginnen müssen.
• Format festlegen: ZUGFeRD ist für gemischte Empfängerkreise praktisch, weil es zugleich lesbar und maschinenverarbeitbar ist. Für öffentliche Auftraggeber brauchen Sie die XRechnung.
• Archivierung klären: E-Rechnungen müssen GoBD-konform und unveränderbar aufbewahrt werden. Das sichtbare Layout allein genügt nicht, entscheidend sind die strukturierten Daten.
• Prozesse anpassen: Stammdaten, Nummernkreise und Freigaben sollten sitzen, bevor die nächste Frist greift.

Fazit

Die E-Rechnung ist keine ferne Ankündigung mehr, sondern seit 2025 geltendes Recht mit klaren Fristen bis 2028. Wer sie früh sauber umsetzt, spart sich die Hektik kurz vor dem Stichtag und gewinnt nebenbei einen durchgängigen, prüfungssicheren Belegfluss. Gern zeigen wir Ihnen, wie dCM ZUGFeRD und XRechnung erzeugt und in Ihre bestehenden Abläufe einbettet.

Hinweis: Dieser Beitrag informiert allgemein über die E-Rechnungspflicht und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.

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