NEU in dCM: Rechtssichere Zeiterfassung. Was die gesetzliche Pflicht für Unternehmen bedeutet

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 steht fest: Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen. Viele Betriebe arbeiten trotzdem noch mit Excel-Listen und Zetteln und riskieren damit Lücken, Streit und Beanstandungen. Mit dem neuen Zeiterfassungsmodul in dCM lässt sich die Pflicht sauber erfüllen, ohne ein zusätzliches Insel-Tool einzuführen.

Was gilt seit dem BAG-Beschluss?

Den Anstoß gab der Europäische Gerichtshof mit seinem sogenannten „Stechuhr-Urteil“ von 2019: Arbeitgeber müssen ein objektives, verlässliches und zugängliches System einrichten, mit dem die geleistete Arbeitszeit gemessen werden kann. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 nachgezogen und klargestellt, dass sich diese Pflicht bereits aus dem geltenden Arbeitsschutzgesetz ergibt. Sie gilt also nicht erst, wenn der Gesetzgeber ein neues Gesetz verabschiedet, sondern schon jetzt, unabhängig von der Betriebsgröße.

Konkret bedeutet das für Arbeitgeber:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden, nicht nur die Überstunden.
• Pausen- und Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz müssen nachvollziehbar eingehalten werden.
• Die Aufzeichnungen müssen gegenüber Beschäftigten, Betriebsrat und Prüfern verlässlich und nachvollziehbar sein.

Handgeschriebene Stundenzettel und geteilte Excel-Tabellen erfüllen diese Anforderungen in der Praxis nur schwer: Sie sind fehleranfällig, nachträglich änderbar und lassen sich kaum auswerten.

Wie dCM die Pflicht umsetzt

Die Arbeitszeiterfassung ist das neueste Modul unserer Unternehmenssoftware dCM und wurde von Anfang an entlang der gesetzlichen Anforderungen entwickelt.

Erfassen an jedem Arbeitsplatz

• Web-Timer: Arbeitszeit per Klick starten und stoppen, minutengenau im Browser.
• RFID-Stempeluhr: physische Zeiterfassung per Chip oder Karte am Terminal. Kommen- und Gehen-Stempel werden automatisch gepaart, Doppelstempel entfernt und Nachtschichten korrekt behandelt.
• Manuelle Erfassung: Zeiten lassen sich nachtragen, aber nur mit Freigabepflicht durch Vorgesetzte.

Gesetzliche Logik: eingebaut, kein Add-on

• Pausen nach ArbZG § 4: Ab mehr als 6 Stunden werden 30 Minuten, ab mehr als 9,5 Stunden 45 Minuten Pause angerechnet. dCM zieht dabei nur die tatsächlich fehlende Pausenzeit ab.
• Urlaub nach BUrlG: Anspruch, anteilige Berechnung bei unterjährigem Eintritt, Übertrag ins Folgejahr mit Verfall zum 31. März und die Regel „Krankheit im Urlaub verbraucht keinen Urlaub“ sind fest im System hinterlegt.
• Feiertage aller 16 Bundesländer: Jeder Mitarbeiter bekommt den richtigen Landeskalender, und Feiertage können automatisch als Abwesenheit eingetragen werden.

Gleitzeit und Stundenkonto: realistisch abgebildet

Viele Systeme kennen nur eine starre Soll-Zeit. dCM bildet Arbeitsverträge stattdessen als Gleitzeit-Korridor ab: ein Wochenband „von … bis … Stunden“, innerhalb dessen weder Über- noch Unterstunden entstehen, so wie echte Gleitzeitvereinbarungen funktionieren. Daneben stehen feste Zeitmodelle und Schichtmodelle mit Rotationszyklen zur Verfügung. Das Über- und Unterstundenkonto wird pro Kalenderwoche automatisch berechnet, manuelle Korrekturen der Personalabteilung bleiben nachvollziehbar dokumentiert. Ändert sich ein Arbeitsvertrag, werden die alten Konditionen eingefroren. Bereits abgerechnete Wochen ändern sich nie rückwirkend.

Abwesenheiten und Urlaub im Blick

Zur Arbeitszeit gehört auch die Abwesenheit: Urlaub, Krankheit oder Sonderurlaub werden als frei konfigurierbare Abwesenheitstypen mit rechtlichen Kennzeichen geführt, etwa ob ein Nachweis nötig ist oder ob Urlaub verbraucht wird. Das Urlaubskonto zeigt Anspruch, Verbrauch, Übertrag und Resturlaub jederzeit auf einen Blick, und der teamweite Abwesenheitskalender macht die Urlaubsplanung im Unternehmen transparent. Monatsübergreifende Abwesenheiten teilt dCM automatisch sauber pro Monat auf.

Freigabe, Nachweis und Revisionssicherheit

• Freigabe-Workflow: Mitarbeiter reichen Einträge ein, Vorgesetzte genehmigen oder lehnen mit Begründung ab, inklusive Weiterleitung und Vertretungsregelung bei Urlaub.
• Audit-Log: Jede Änderung wird mit Zeitpunkt, Verursacher und Vorher-/Nachher-Stand festgehalten; abgelehnte Einträge bleiben erhalten. Genau das, was Betriebsräte und Prüfer verlangen.
• Unterschriebene Monatsnachweise: Mitarbeiter und Vorgesetzter signieren den Monatsbericht im dualen Workflow; Auswertungen gibt es als CSV und PDF.

Der Integrations-Vorteil: Zeit wird zu Umsatz

Der größte Unterschied zu Einzellösungen: Die Zeiterfassung ist Teil von dCM, also derselben Software, in der auch Kunden, Projekte, Rechnungen und Personal verwaltet werden. Projektbezogene Zeiten aus der Leistungserfassung fließen direkt in die Projektabrechnung und werden als Ausgangsrechnung an den Kunden fakturiert, ganz ohne Doppelerfassung. Reisekosten werden im selben System erfasst, genehmigt und in die Buchhaltung übernommen. Und gehostet wird das Ganze DSGVO-konform auf unseren eigenen Servern in Deutschland.

Fazit

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist keine Zukunftsmusik, sondern geltende Rechtslage. Wer sie mit einem durchdachten System umsetzt, gewinnt mehr als Compliance: verlässliche Zahlen, weniger Verwaltungsaufwand und eine faire, transparente Grundlage für Gleitzeit und Urlaub. Gern zeigen wir Ihnen die Zeiterfassung in dCM live, mit Blick auf Ihre Arbeitszeitmodelle.

Hinweis: Dieser Beitrag informiert allgemein über die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

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