Urlaub nach BUrlG: Anspruch, Übertrag und Verfall richtig berechnen

Im August ist die Urlaubsverwaltung in den meisten Betrieben ein Nebenschauplatz: Die Anträge sind gestellt, die Vertretungen geregelt, der Rest klärt sich im Kalender. Genau in dieser Phase entstehen aber die Fehler, die im Dezember teuer werden. Denn wie viel Urlaub am Jahresende noch offen ist, wer ihn übertragen darf und wann er tatsächlich verfällt, richtet sich nach Regeln, die viele Excel-Tabellen nicht abbilden. Ein Überblick über die wichtigsten Punkte des Bundesurlaubsgesetzes und darüber, wie sich der Urlaubsanspruch in dCM automatisch berechnen lässt.

Wie viel Urlaub gesetzlich zusteht

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) legt in § 3 einen Mindesturlaub von 24 Werktagen im Kalenderjahr fest. Werktage sind dabei alle Tage von Montag bis Samstag, nicht nur die tatsächlichen Arbeitstage. Wer an fünf Tagen pro Woche arbeitet, hat deshalb einen gesetzlichen Mindestanspruch von 20 Urlaubstagen. Die meisten Arbeitsverträge und Tarifverträge liegen darüber, üblich sind 25 bis 30 Tage.

Bei Teilzeit wird nicht die Stundenzahl umgerechnet, sondern die Zahl der Wochenarbeitstage. Wer an drei Tagen pro Woche arbeitet, hat bei einem Vollzeitanspruch von 30 Tagen also 18 Urlaubstage. Wechselt jemand unterjährig von Vollzeit in Teilzeit oder umgekehrt, muss der Anspruch für beide Zeiträume getrennt gerechnet werden. Das ist einer der Punkte, an denen manuelle Übersichten regelmäßig auseinanderlaufen.

Wartezeit und anteilige Ansprüche

Der volle Urlaubsanspruch entsteht nach § 4 BUrlG erstmals nach sechs Monaten Bestehen des Arbeitsverhältnisses. Vorher besteht ein Teilanspruch von einem Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Beschäftigungsmonat (§ 5). Dieselbe Zwölftelung greift, wenn jemand in der ersten Jahreshälfte ausscheidet. Scheidet ein Mitarbeiter dagegen nach erfüllter Wartezeit in der zweiten Jahreshälfte aus, bleibt der volle Jahresanspruch bestehen. Nicht genommener Urlaub ist bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses abzugelten (§ 7 Abs. 4), während des laufenden Arbeitsverhältnisses ist eine Auszahlung dagegen nicht vorgesehen.

Übertrag und Verfall: der eigentliche Knackpunkt

Grundsätzlich gilt: Urlaub ist im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Eine Übertragung ins Folgejahr ist nach § 7 Abs. 3 BUrlG nur zulässig, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe das rechtfertigen. Wird übertragen, muss der Urlaub bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden, danach verfällt er.

Diese Frist ist allerdings längst nicht mehr das Ende der Geschichte. Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2018 und der daran anschließenden Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts von 2019 verfällt Urlaub nur dann, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat. Er muss den Beschäftigten also konkret aufgefordert haben, seinen Urlaub zu nehmen, und ihn klar und rechtzeitig darauf hingewiesen haben, dass der Urlaub sonst am Jahresende oder zum 31. März verfällt. Bleibt dieser Hinweis aus, wandert der Resturlaub ins nächste Jahr, und zwar unbegrenzt.

Das Bundesarbeitsgericht hat 2022, gestützt auf ein Urteil des EuGH aus demselben Jahr, nachgelegt: Auch die regelmäßige Verjährung von drei Jahren beginnt erst zu laufen, wenn der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nachgekommen ist. Wer über Jahre hinweg nicht dokumentiert hat, dass und wann er seine Belegschaft auf den drohenden Verfall hingewiesen hat, kann sich mit erheblichen Altansprüchen konfrontiert sehen. Ein nachweisbarer Hinweis, idealerweise textlich und pro Mitarbeiter dokumentiert, ist damit kein Formalismus, sondern die Voraussetzung dafür, dass die Verfallsregel überhaupt greift.

Sonderfall Langzeiterkrankung

Kann jemand seinen Urlaub wegen durchgehender Arbeitsunfähigkeit nicht nehmen, verfällt der Anspruch nicht zum 31. März, sondern erst 15 Monate nach Ende des betreffenden Urlaubsjahres. Auch hier hat die Rechtsprechung die Anforderungen an den Arbeitgeber verschärft, sodass sich ein pauschales Streichen von Alturlaub bei langer Krankheit nicht empfiehlt.

Krankheit während des Urlaubs

Wer im Urlaub erkrankt und die Arbeitsunfähigkeit ärztlich nachweist, bekommt diese Tage nach § 9 BUrlG gutgeschrieben. Sie zählen nicht als verbrauchter Urlaub. Verlängern darf der Betroffene seinen Urlaub deswegen aber nicht eigenmächtig, die gutgeschriebenen Tage müssen neu beantragt werden.

Warum Tabellen hier an ihre Grenzen kommen

Anspruch, Zwölftelung, Übertrag, Verfallsdatum, Krankheitstage im Urlaub, wechselnde Wochenarbeitstage und dazu ein dokumentierter Hinweis pro Person und Jahr: Das sind sieben Größen, die sich gegenseitig beeinflussen. In einer Tabelle wird daraus schnell eine Datei, die nur eine Person im Haus wirklich versteht, und deren Zwischenstände niemand rekonstruieren kann, wenn ein Mitarbeiter widerspricht. Genau diese Nachvollziehbarkeit ist es aber, die im Streitfall zählt.

Wie dCM den Urlaub abbildet

In dCM ist die Urlaubsberechnung Teil der Zeiterfassung und damit direkt an die Personalakte gekoppelt. Die gesetzlichen Regeln sind im System hinterlegt, nicht in einer Nebenrechnung:

• Anspruch und Zwölftelung: Der Jahresanspruch wird berechnet, bei unterjährigem Eintritt anteilig nach § 5 BUrlG.
• Übertrag mit Verfall zum 31. März: Resturlaub wandert ins Folgejahr und wird zum Stichtag berücksichtigt.
• Krankheit im Urlaub: Abwesenheitstypen tragen rechtliche Kennzeichen, unter anderem ob sie Urlaub verbrauchen. Eine nachgewiesene Erkrankung im Urlaub belastet das Urlaubskonto damit nicht.
• Urlaubskonto: Anspruch, Verbrauch, Übertrag, manuelle Korrekturen und Resturlaub sind jederzeit auf einen Blick sichtbar, für Mitarbeiter wie für die Personalabteilung.
• Abwesenheitskalender: Eine team- und unternehmensweite Übersicht zeigt, wer wann abwesend ist. Das erleichtert die Planung und macht Engpässe früh sichtbar.
• Freigabe-Workflow: Anträge werden eingereicht, Vorgesetzte genehmigen oder lehnen mit Begründung ab, inklusive Weiterleitung und Vertretungsregelung für die eigene Urlaubszeit.
• Audit-Log: Jede Änderung wird mit Zeitpunkt, Verursacher und Vorher-Nachher-Stand festgehalten. Damit ist belegbar, wie ein Saldo zustande gekommen ist.

Weil Feiertage aller 16 Bundesländer hinterlegt sind und pro Mitarbeiter der richtige Landeskalender greift, stimmen auch die Tageszählungen in Betrieben mit Standorten in mehreren Bundesländern.

Drei Dinge, die sich jetzt lohnen

• Resturlaub früh sichtbar machen: Wer im Spätsommer weiß, wie viele Tage offen sind, kann die Planung bis Dezember noch steuern, statt im Dezember zu verwalten.
• Hinweise dokumentieren: Ein nachweisbarer Hinweis an jeden Beschäftigten, dass Resturlaub zu nehmen ist und wann er verfällt, sollte fester Bestandteil des Jahreslaufs sein.
• Altbestände prüfen: Vermeintlich verfallener Urlaub aus Vorjahren kann fortbestehen, wenn die Hinweise gefehlt haben. Ein Blick auf die Stände lohnt sich, bevor Ansprüche geltend gemacht werden.

Fazit

Urlaubsrecht wirkt einfach, solange nichts schiefgeht. Sobald jemand unterjährig eintritt, in Teilzeit wechselt, im Urlaub erkrankt oder Ansprüche aus dem Vorjahr geltend macht, entscheidet die Qualität der Datenbasis. Ein System, das Anspruch und Verfall nach den gesetzlichen Regeln selbst berechnet und jede Änderung protokolliert, nimmt der Personalabteilung nicht nur Arbeit ab, es macht die Zahlen auch belastbar. Gern zeigen wir Ihnen, wie das in dCM aussieht.

Hinweis: Dieser Beitrag informiert allgemein über die Regeln des Bundesurlaubsgesetzes und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

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